آموزش فایل یابی در مشاور املاک

فایل یابی در مشاور املاک
فهرست مطالب
به اشتراک گذاری بر روی whatsapp
به اشتراک گذاری بر روی telegram
به اشتراک گذاری بر روی twitter
به اشتراک گذاری بر روی email
4.4/5 - (8 امتیاز)

نکات و ابزارهایی برای سازماندهی پرونده های مشاور املاک و مستغلات شما وجود دارد که با دانستن آن ها می توانید به کار خود سرعت بخشیده و کیفیت کار را بالاتر ببرید؛ بنابراین فایل یابی در مشاور املاک از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

سیستم بایگانی و فایل یابی در مشاور املاک طی 3 مرحله ای

آیا از میز کار خود فراری هستید چرا که مملو از کاغذهایی با هر رنگ و اندازه ممکن است، از جمله ضایعات کاغذ و رسیدهای مچاله؟ بنگاه های معاملات املاک، ناگزیر باید با حجم انبوهی از کاغذ مقابله کند. یکی از راهکارها سازماندهی فایل ها است. اگر عادت به بایگانی کردن به موقع مدارک کنید استرس این کار قطعاً کمتر خواهد شد. تشکیل پرونده های اداری الزاماً پیچیده نیست. این 3 مرحله از فایل یابی در مشاور املاک را دنبال کنید تا میز کار خود را بدون کاغذ نگه دارید:

  • مرحله اول: قبل از بایگانی، به منظور تسریع در فایل یابی در مشاور املاک کاغذها را دسته بندی کنید

همه کاغذها را در یک دسته قرار دهید. هر کاغذ 3 گزینه را پیش رو خواهد داشت:

  1. اقدامات لازم را انجام داده و پرونده را بایگانی کنید.
  2. کاغذ مربوط به شخص سوم است و به وی بدهید.
  3. کاغذ را بیندازید دور یا خرد کنید.

سازماندهی پرونده املاک و مستغلات

  • مرحله دوم: فایل یابی در مشاور املاک را پیچیده نکنید و ساده بگیرید

از یک سیستم الفبایی ساده استفاده کنید. همیشه لوازم بایگانی مدارک را در دست داشته باشید: پوشه های بایگانی، برچسب ها و غیره. هنگامی که یک کاغذ در دست دارید، تصمیم بگیرید که این کاغذ برای کدام یک از گزینه ها انتخاب شده است و اگر شماره یک است، برای آن پرونده ایجاد کنید و آن را به ترتیب حروف الفبا تنظیم کنید و در پوشه مناسب قرار دهید کنید.

  • مرحله سوم: بلافاصله بایگانی کنید

با ثبت سریع مطالب، سیستم بایگانی خود را به روز نگه دارید. برای هر تکه کاغذ که روی میز شما قرار می گیرد مکانی تعیین کنید و همه کاغذها را در لحظه ای که در دست دارید مرتب کنید. یک کشوی بایگانی کاربر پسند داشته باشید که به راحتی قابل دسترس باشد. این مرحله کمتر از 10 ثانیه طول می کشد.

علاوه بر این سه مرحله فایل یابی در مشاور املاک باید به این مسئله توجه داشته باشید که دنیای پیش رو دنیای بدون کاغذ است و مشتریان شما به طور فزاینده افرادی هستند که با دنیای تکنولوژی آداپته شده اند و در واقع انتظارات بیشتری از نمایندگان خود نسبت به فایلینگ شلخته با اسکن کاغذها و پوشه های پر از نسخه مدارک دارند.

 مشاور املاک و مستغلات موفق

فایل یابی در مشاور املاک در فضای مجازی

در اینجا چند ایده مفید برای فایل یابی در مشاور املاک و مستغلات در فضای مجازی وجود دارد، هدف اصلی این مقاله عوامل و اعضای تیم مشاوران املاک حرفه ای است.

نرم افزار ذخیره سازی اسناد

یکی از اولین مواردی که شما به عنوان یک مشاور املاک تازه کار به آن نیاز خواهید داشت ذخیره اسناد مبتنی بر تکنولوژی برای پرونده املاک شما است. ما در قرن 21 هستیم. در سال های آتی دیگر هیچ پرونده املاک کاغذی وجود نخواهد داشت. دنیایی بدون کشوی مدارک. تشکیل پرونده شما باید دیجیتالی شود. نه تنها باعث صرفه جویی در وقت و کاغذ می شود، بلکه پرونده های شما در هر کجا که باشید قابل دسترسی هستند.

محبوب ترین راه های ذخیره سازی اسناد

فضای ذخیره سازی دیجیتالی شما از طریق چندین دستگاه (مانند تلفن همراهتان) به راحتی قابل دسترسی است و با تعویض رایانه بدون هیچ مشکلی بازیابی می گردد. می توانید فایل ها را به روز کرده و با دیگران به اشتراک بگذارید. سرانجام، شما قابلیت پشتیبان گیری (بک آپ) و در نتیجه محافظت از پرونده ها را خواهید داشت تا حتی هنگام ریختن چای بر روی سیستمتان، کل فایل های خود را از دست ندهید.

 

شغل مشاور املاک و مستغلات

سیستم عامل DropBox به منظور فایل یابی در مشاور املاک

سیستم عامل DropBox یک سیستم عامل ذخیره سازی مبتنی بر ابر دیجیتالی (cloud) مورد علاقه همگانی است که دارای یکپارچه سازی های مفید بیشماری است. پس از نصب، مانند هر پوشه دیگری در رایانه شما عمل می کند، مگر اینکه به طور خودکار در cloud ذخیره شود. دراپ باکس  یک برنامه ی تلفن همراه آسان قابل حمل و همچنین برای جمع آوری و به اشتراک گذاری اسناد در حتی با قابلیت به روزرسانی است.

فضای ذخیره سازی گوگل درایو (Google Drive) به منظور فایل یابی در مشاور املاک

Google Drive فضای ذخیره سازی ابری بسیار گسترده و کاربردی دیگری است که احتمالاً قبلاً در جریان تعاملات خود با سایر محصولات Google مانند Gmail از آن استفاده می کنید. این برنامه همچنین دارای یک برنامه بسیار ساده است که برای به اشتراک گذاری پرونده املاک در مواقعی که خارج از محل کار خود هستید و به خوبی کار می کند.

پیشنهاد ما شخصاً استفاده از دراپ باکس است. چرا که قابلیت همگام سازی دراپ باکس با سیستم کارآمدتر از گوگل درایو است. از دراپ باکس می توان همچون پوشه ی معمولی کامپیوتر استفاده نمود؛ اما رابط کاربری آن کمی پیچیده است و مدیریت چندین کاربر با آن گاهی به مشکل برمی خورد.

نرم افزار پی دی اف (PDF)

برای آسانتر کردن فایل یابی در مشاور املاک و برخوردار شدن از یک بنگاه املاک بدون کاغذ، احتمالاً به یک نرم افزار PDF نیاز خواهید داشت که در اوایل کار بنگاه املاک خود لازم می شود. در واقع این یکی از معدود نرم افزارهایی است که توصیه می کنم به محض شروع به کار استفاده کنید.

فایل یابی در مشاور املاک

نرم افزار ای دو بی آکروبات (Adobe Acrobat)

اشتراک پولی ای دو بی آکروبات در خارج از کشور حدود 14 دلار در ماه است و در ایران نسخه های کرک شده ی آن به وفور یافت می گردد، اما برای داشتن قدرت در فایل یابی در مشاور املاک و مستغلات خود، ویرایش و چاپ در پی دی اف نیاز می گردد که نصب آن خالی از لطف نیست. اگر به دنبال این هستید که بنگاه املاکی بدون کاغذ داشته باشید و در کار خود حرفه ای باشید، مطمئناً به Adobe Acrobat احتیاج خواهید داشت.

پیشنهاد ما به شما برای باز کردن فایل های پی دی اف استفاده از نرم افزار Adobe Acrobat Pro DC است. شما احتمالاً برای باز کردن و مشاهده فایل های pdf از Adobe Reader استفاده می کنید، اما فراتر از خواندن فایل هایتان نمی توانید کارهای زیادی با Reader انجام دهید مثلا ویرایش کردن فایل پی دی اف خود.

با استفاده از Adobe Acrobat Pro می توانید اسناد Word را به pdf تبدیل کرده، تصاویر را به صورت pdf ذخیره کنید، به جای چاپگر، هر سندی را در قالب پی دی اف پرینت نمایید و اسناد pdf بنگاه املاک خود را ویرایش کنید (آنها را مرتب کنید، صفحات را اضافه یا حذف کنید، تاریخ اجرای قرارداد را پر کنید و بیشتر). در نتیجه به منظور فایل یابی در مشاور املاک و تسریع این امر نرم افزار ای دو بی آکروبات پیشنهاد قابل توجهی همراه با قابلیت ویرایش خواهد بود.

این مقاله برایتان مفید بود؟
4.4/5 - (8 امتیاز)
این مقاله را در شبکه های اجتماعی به اشتراک بگذارید
Telegram
WhatsApp
Pinterest
Email
لینک کوتاه مقاله
https://amozeshamlak.com/?p=11608

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *