دسته‌بندی فایل‌های املاک

یک مشاور املاک باید اطلاعات را جمع‌آوری کند، اطلاعاتی که شامل مدارکی مانند؛ سند ملک، محاسبه مالیات و عوارض ملک، نقشه‌های فنی مربوط به ساختمان و تمامی تجهیزات آن، کارت ملی و شناسنامه فروشنده و خریدار، برگه‌های قرارداد و هر کاغذی که مربوط به خرید و فروش ملک است. این محتوا فایل نامیده می‌شود. فایل‌ها به‌دلیل تنوع و فراوانی، باید دسته‌بندی شوند.

معمولا در یک بنگاه مشاور املاک فایل‌ها در چهار دسته هستند:

1. فایل‌های شخصی مشاور املاک
2. فایل‌های دفتر املاک
3. فایل‌های معرفی شده توسط دیگر همکاران
4. فایل‌های عمومی که مشاور از منابع مختلف به دست آورده است.

فایل شخصی مشاور از انواع دیگر، مرغوب‌تر است. زیرا مختص خود او بوده و وجه تمایز مشاور با دیگر همکاران همین نکته است. محتویات داخل هر کدام از فایل‌ها می‌تواند مربوط به خرید و فروش ملک، رهن و اجاره، آپارتمان، مجتمع تجاری، ویلا و دفتر اداری باشد. جالب است بدانید ارزش یک فایل به چیست؟ برخلاف تصور برخی از افراد که گمان می‌کنند، فایلی که قیمت مناسبی دارد، ارزش بیشتری دارد، باید بگوییم فایلی ازرشمندتر است که جذابیت بیشتری داشته باشد. یعنی شما در ملک یک ویژگی پیدا می‌کنید که آن را از بقیه متمایز می‌کند و این برتری، عامل فروش آن می‌شود.

انواع دسته‌بندی فایل در املاک

 دسته‌بندی فایل‌های مشاور املاک به دو نوع سنتی و دیجیتال تقسیم‌بندی می‌گردد. شما چه از نوع سنتی یعنی نوشتن آیتم‌ها در برگه، پوشه، فاکتور، زونکن و چه از نوع دیجیتال یعنی ذخیره مشخصات در کامپیوتر، موبایل، تبلت، نرم افزارهای مربوطه فایل‌های خود را حفاظت می‌کنید، باید از یک قانون کلی در دسته‌بندی پیروی نمایید. ملک‌ها بر این اساس به موارد زیر تفکیک می‌شوند:

• دسته‌بندی بر پایه نوع ملک

آپارتمان، ویلا، خانه شخصی، زمین، دفتر اداری، مغازه، مستغلات، کلنگی، انبار در این دسته قرار می‌گیرند.

• دسته‌‌بندی بر پایه نوع معامله

فروش، اجاره، مشارکت، پیش‌فروش محتویات این نوع دسته‌بندی فایل‌ها هستند.

• دسته‌بندی بر پایه مشخصات ملک

جزئیاتی مانند فول امکانات، بازسازی شده، متراژ، مشخصات ظاهری در دسته‌بندی فوق قرار دارد.

• دسته‌بندی بر پایه محله ملک

اگر دفتر املاک شما در چندین منطقه فعالیت دارد، این نوع دسته‌بندی بسیار پرکاربرد است.

• دسته‌بندی بر پایه دیگر معیارها

دسته‌بندی‌های دیگری وجود دارد که بر اساس نیاز مشتری و تشخیص شما می‌تواند در فایل‌ها قرار گیرد، به عنوان مثال مبلغ و قیمت فروش یا اجاره، تاریخ قرار گرفتن ملک برای فروش یا اجاره هرکدام می‌تواند موضوع یک دسته‌بندی باشد.

• دسته‌بندی بر پایه خلاقیت مشاور املاک

همیشه لازم نیست برای دسته‌بندی فایل‌ها، از فرمولی که گفته شد استفاده کنید. گاهی خلاقیت شما برای تفکیک فایل‌ها ایده خوبی برای دسته‌بندی است. دسته‌بندی فایل‌ها یکی از کاربردی‌ترین قسمت‌های شغل یک مشاور املاک است. در واقع سرمایه و گاو‌صندوق یک مشاور، فایل‌ها و داده‌های او هستند. پس لازم است، دسته‌بندی را انجام دهید و به صورت منظم فایل‌ها را به‌روز‌رسانی کنید، یعنی آن دسته که به فروش رفته یا اجاره داده شده است، را از فایل‌ها حذف کنید و مواردی را که اضافه می‌شوند، بر اساس اولویت در فایل‌ها قرار دهید.

نتیجه گیری

دسته‌بندی فایل‌های املاک، در دفتر مشاور املاک سبب می‌شود، تا سرعت و نظم بسیار زیادی برای شما یا مشاوران، برای معرفی بهترین و مناسب‌ترین فایل به مشتری صورت گیرد. با دسته‌بندی فایل‌ها در کمترین زمان، اطلاعات مورد نظر را پیدا می‌کنید. نرم افزارهای مختلفی وجود دارد که کار دسته‌بندی فایل‌های مشاور املاک را انجام می‌دهد. اگر روش ذخیره شما، دستی و سنتی باشد، فایل‌ها را در زونکن‌های مناسب طبقه‌بندی می‌کنید و با شماره‌گذاری در زمان لازم، از آن کمک می‌گیرید. مادامی که، شما آن دسته از مشاوران املاکی هستید که در بایگانی خود یک دسته‌بندی به‌روز از فایل‌ها و داده‌ها دارید، قطعا در حرفه خود یک الگوی موفق هستید.